כיום כל בעל עסק כבר יודע שזמן שווה כסף וניהול זמן נכון יכול להשפיע עד לכדי הצלחת העסק ואף נפילתו. לכן ניהול זמן נכון זאת משימה עליונה ולעיתים עלולה להיות מורכבת מאד.

בכתבה הבאה, נסביר על חשיבות ניהול זמן אפקטיבי בעולם העסקים, תוך התמקדות באתגרים הקיימים איתם בעלי עסקים מתמודדים. נרחיב על שיטות ניהול זמן ותעדוף משימות בעבודה, תוכנות עזר טכנולוגיות מומלצות וההשפעות של ניהול נכון על העסק שלנו.

האתגרים הקיימים בניהול זמן:

ריבוי משימות

עולם של היום בעלי עסקים רבים נאלצים להתמודד עם עומס רב ומגוון רחב של משימות בו זמנית, החל מניהול עובדים ועד פגישות משמעותיות עם לקוחות,עמידה ביעדים אסטרטגיים, שיווק, פיתוח העסק ועוד. ניהול כל המשימות יחד מהווה אתגר מורכב שלעיתים עלול ליצור כאוס והרגשה של בלאגן בים המשימות.

חוסר תכנון מקדים

ניהול זמן נכון מתחיל בהצבת יעדים אסטרטגיים מוגדרים אשר ניתנים למדידה. ללא תוכנית מסודת ותכנון מקדים אנו עלולים לבזבז זמן יקר ולגלות קושי רב בהשגת היעדים.

סדר עדיפויות שגוי

קביעת סדרי עדיפויות ברורים היא קריטית ביותר לכל עסק ומאפשרת תכנון יעיל של זמן העבודה. עסקים רבים נוטים לערבב משימות חשובות עם משימות פחות חשובות ובכך להזניח משימות קריטיות להצלחת העסק.
סדר עדיפויות מוטעה יכול לקרות מסיבות שונות, למשל, חוסר רצון להתמודד עם משימות לא נעימות או חשש מכישלון עלולים לגרום לנו לדחות משימות חשובות ולהתמקד במשימות עם עדיפות נמוכה יותר להצלחת העסק.

הסחות דעת:

סביבת עבודה לא נעימה 

מקום עבודה עמוס ולא מסודר עלול ליצור תחושת לחץ ולהקשות על התמקדות במשימות חשובות. גם רעש בעבודה, שיחות קולניות ומוזיקה רועשת עלול מאד להקשות על ריכוז בעבודה. בנוסף לאלה, כדאי לקחת בחשבון שגם תאורה לא נכונה או טמפרטורה קרה או חמה מידי יכולים להשפיע על האופן בו נעבוד באותו היום. מצבים מסוימים אלה מובילים לתחושת אי נוחות פיזית ולא מאפשרים לעבוד באופן רציף.

הסחות דעת טכנולוגיות

בעולם הדיגיטלי של היום אנו מוצאים את עצמנו מוצפים בהפרעות שונות כגון:
התראות בטלפון – הודעות וואטסאפ /שיחות / התראות באפליקציות וכד' יכולים לפגוע ביכולת להתרכז ולהתמקד במשימות.
אימיילים – מענה למיילים בסדר עדיפות פחות חשוב עלול לגרום לרצף העבודה להיעצר להפסקות ובכך לפגוע בזרימת יום העבודה.
– אתרי אינטרנט – גלישה ברשתות חברתיות או באתרי אינטרנט לא קשורים לעסק מבזבזים לנו זמן יקר בעבודה.

כפי שניתן להבין ניהול זמן יעיל אינה משימה פשוטה, אך הוא חיוני להצלחת עסקים מכל הסוגים מהקטן ועד לגדול שכן הוא מאפשר לנו להתמקד במטרה, לצמצם עומס ולחץ ובעיקר לא לבזבז זמן יקר. התמודדות יעילה עם האתגרים הקיימים מחייבת נקיטת צעדים באמצעות שיטות יעילות ותביא להשגת היעדים ולצמצום לחץ מיותר.

פתרונות יעילים וקלים לביצוע:

תכנון ותעדוף משימות

יצירת רשימת מטלות מפורטת תוך ציון מועדי דדליין לביצוע המשימות. סימון ברשימה לאחר כל ביצוע יכול להגדיל את המוטיבציה להמשך.

חלוקת משימות

פירוק משימות גדולות למטלות קטנות הקלות לביצוע יכול להפחית את תחושת "דחיינות המשימות"

צמצום הסחות דעת

עבודת בסביבה שקטה ומסודרת, תאורה נעימה וטמפרטורה נכונה תסייע בהפחתת הסחות דעת. בנוסף, מומלץ לבטל התראות שונות ממיילים, רשתות חברתיות, אפליקציות ואף להעביר את הנייד למצב "לא להפריע".

ניהול משימות מלמעלה

אם קיימות מטלות שניתן להעביר לביצוע העובדים או אנשי שירות אחרים כדאי לעשות זאת ולהתפנות למשימות מורכבות וחשובות יותר.

שיטות קלאסיות לניהול זמן ותעדוף משימות:

טכניקת פומודורו (Pomodoro)

הקצאת זמן לכל משימה – בטכניקה זו משתמשים בטייימר ומגדירים זמן מוגבל של 25 דקות לכל משימה, ללא הסחות דעת,כל פרק זמן נקרא Pomodoro. בין המשימות עושים הפסקות קצרות של 5 דקות ולאחר 4 מקטעים כדאי לקחת הפסקה ארוכה יותר

מטריצת אייזנהאוואר

כלי לתעדוף משימות לפי 4 קטגוריות: חשוב ודחוף, חשוב ולא דחוף, דחוף ולא חשוב, לא חשוב ולא דחוף. כלי זה תורם להשגת היעדים האסטרטגיים של העסק, מסייע בקביעת סדרי עדיפויות ברורים ומונע בזבוז זמן על מטלות פחות חשובות.

שיטת ABC

שיטה פשוטה להבנה וקלה ליישום. ע"פ שיטה זו מחלקים את המשימות ל3 קטגוריות:
A – חשובות ודחופות – מהוות כ20% מכלל המשימות שלנו אך צריך להקדיש להם 80% מהזמן. הן קריטיות להשגת יעדים עסקיים ודורשות טיפול באופן מיידי.

B – חשובות אך לא דחופות – מהוות כ30% מכלל המשימות שלנו ויש להקדיש להן 20% מהזמן. משימות לא בהולות שניתן לדחות אבל כן חשובות. לדוגמא יעדים של שנה הבאה.

C– משימות פחות חשובות, פחות דחופות – מהוות 50% מכל המשימות ומקדישים להן את הזמן שנותר. משימות אשר ניתן להעביר לאחריות אנשים אחרים או לבצע במועד אחר.

שיטת פארטו 80/20 

ע"פ שיטה זו מחלקים את חשיבות המשימות ל2 קטגוריות: לחשובות יותר וחשובות פחות. 20% מהמשימות מהוות גורם משמעותי ולכן נשקיע בהם 80% מהזמן ואילו 80% מהמשימות הינן פחות משפיעות ולכן נשקיע בהם 20% מהזמן ולא יותר. לדוגמא: חופשה משפחתית תניב לנו 80% מהסיפוק שלנו בחיי המשפחה ונשקיע בה 20% מהזמן .
שיטה זו מסייעת לנו למקד את מאמצנו בפעולות החשובות יותר והמשפיעות יותר על חיינו.

כלים טכנולוגים לניהול זמן:

● Google Calendar / Microsoft Outlook – לוח שנה של גוגל או מייקרוספט המאפשר ליצור אירועים, תזכורות, רשימת משימות שיתוף עם אנשי קשר ועוד. כלים בסיסיים שכמעט כולם משתמשים בהם.
● Trello – תוכנה לניהול עבודה שיתופית. מאפשרת ליצור פרויקטים וכרטיסיות ייעודיות לניהול לקוחות ומשימות. הכלי מאד נוח לשימוש וגם מאפשר לעקוב אחר פרויקטים של צוות העובדים.
● Monday – תוכנה ישראלית לניהול פרויקטים,משימות, ניהול לקוחות ומכירות. הכלי מאפשר יצירת לוח עבודה לפי התאמה אישית. מערכת זו מאפשרת לעובדים לתקשר בצורה טובה יותר אחד עם השני ע"י כך שכל המידע מוצג לכולם.
● TickTick – אפליקציה לניהול משימות, מטלות, לוח זמנים, תזכורות ועוד. היא זמינה במגוון פלטפורמות כולל סמארטפונים וטאבלטים.
● Todoist – אפליקציה לניהול רשימות עם אפשרות לסמן לאחר סיום המשימה. ניתן לפצל את הרשימות לפי תוויות הכוללות:זמן (תאריך ושעה), תחום המשימה (עבודה, לימודים, בית, וכד'), דחיפות לביצוע ועוד.

כפי שניתן לראות, כיום ישנן מגוון טכנולוגיות מתקדמות היכולות לסייע לנו להתמודד עם האתגרים הקיימים בניהול זמן ותעדוף משימות. נשאר לנו רק לבחור את הכלי שאליו הכי התחברנו ולהפיק ממנו את המירב.

לסיכום,
ניהול זמן נכון היא חיונית להצלחה בעסקים וגם בחיי היומיום. ניתן ליישם שיטות שונות ויעילות ולהשתמש בכלים טכנולוגים המתאימים לפי הצרכים הקיימים לכל אחד ובכך להתייעל ולהשיג יעדים. הפיקו את המירב ונצלו את הזמן, עבדו בצורה חכמה ותצליחו!